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POSTEINGANG

WIE MIT E-MAILS UMGEHEN?

Fremdbestimmung für Pfofis.

Der E-Mail-Posteingang ist für viele von uns Büro-Arbeiter*innen so etwas wie die tägliche Nemesis. Das Mail-Postfach ist geradezu synonym für Zeitverlust, Ablenkung und Stress. Kein Wunder, werden doch weltweit jeden Tag etwa 300 Milliarden (!) E-Mails versandt und empfangen -im Posteingang, oder wie immer Ihr Mail-Programm diesen Ordner auch nennt.

Studien zufolge verbringen Menschen, die überwiegend am Computer arbeiten, bis zu 6 Stunden ihrer täglichen Arbeitszeit im E-Mail-Posteingang. Über 40% haben bereits einmal versucht, die aufgewandte Zeit für die elektronischen Nachrichten zu reduzieren, nur 5% geben an, dies dauerhaft geschafft zu haben.

Die Bearbeitung und die Ablage von E-Mails:

Ihr Inhalt und die Übersicht über die Nachrichtenfülle ist für viele Menschen nach wie vor eine zentrale, tägliche Herausforderung.

Und keine noch so ausgefeilte Software hat daran bisher etwas ändern können.

E-MAIL-POSTEINGANG

Der Posteingang ist damit wohl der am meisten gehasste Ordner auf dem eigenen Rechner, egal ob in Outlook oder einem anderen E-Mail-Programm gearbeitet wird. Und trotz der steigenden Anzahl an digitalen Kommunikationsmitteln und Werkzeugen, die versprechen, die E-Mail-Last zu lindern und den Gang in den Posteingang irgendwann überflüssig zu machen, ist nicht in Sicht, dass die E-Mail aus unserem Alltag verschwindet.

Wir kommen nicht darum herum, uns zu überlegen, wie wir den Gang in den Posteingangs-Ordner so effektiv und effizient wie möglich gestalten.

Wie aber gehen wir vernünftig mit unseren E-Mails um? Was können wir tun, um das Nachrichten-Postfach seinen Schrecken zu nehmen und als ganz normale Aufgabe effizient in unseren Tag zu integrieren?

E-Mails: WAS NICHT FUNKTIONIERT

Es gibt Menschen, die entkommen dem Problem E-Mail-Posteingang insofern, als E-Mails für sie einfach eine sehr geringe Relevanz besitzen. Konsequenterweise ignorieren sie den Inhalt ihres Posteingangs mit gutem Gewissen. Allerdings kenne ich nur sehr wenige, auf die das zutrifft.

Häufiger unter uns sind diejenigen, die ihren Posteingang zwar tagelang ignorieren, aber nicht, weil sie können, sondern aus purer Notwehr und mit schlechtem Gewissen. Dann gibt es die, die auf Teufel komm‘ raus das tägliche Rennen zwischen sich und den eintreffenden E-Mails zu gewinnen versuchen und dabei viele, viele Stunden im Posteingang verbringen. Zu denjenigen gehörte ich fast das erste Jahrzehnt meines Arbeitslebens.

Und was haben wir nicht alles versucht, um das zu ändern: Wir haben versucht, firmeninterne Mails durch Task-Management-Systeme abzuschaffen, nur um nach 3 Tagen 2 Probleme am Hals zu haben (Posteingang UND Task-Management-Software). Mein Partner in der damaligen Firma hat sich irgendwann vor lauter Verzweiflung ein Outlook-Plugin programmiert, das den Zugang zum Posteingang nur alle 3 Stunden freigab. Sie können sich vorstellen, was das gebracht hat.

E-Mails: WAS FUNKTIONIERT

Heute glaube ich zumindest eines mit Sicherheit sagen zu können:

Der Anfang, der E-Mail-Flut und damit dem Posteingang Herr zu werden, liegt weder in der Technik noch in der Beeinflussung des E-Mail-Aufkommens – obwohl beides helfen kann.

Den Anfang MUSS der Benutzer machen, indem er einen Weg findet, die Nachrichten so zu bearbeiten, dass diese Tätigkeit nicht ein bestimmender Faktor seines Arbeitstages ist, sondern die Zeit, die bei der Bearbeitung von E-Mails draufgeht, dem Stellenwert der Nachrichten für die eigene Arbeit entspricht.

Unter Umständen kann sich dabei herausstellen, dass die E-Mail vom Feind zum Freund mutiert. Aber zunächst einmal gilt es, den Posteingang vom Schreibtischdiktator wieder auf Werkzeuggröße zurechtzustutzen.

Denn Sie setzen sich ja auch nicht in Ihrem Briefkasten, um zu arbeiten, oder?

Die Posteingangs-Strategie, die mich gerettet hat, nennt sich „LEAD“ und was es damit auf sich hat, erläutere ich in dem folgenden Video:

BÜRO ODER HOME OFFICE – DIE REGELN SIND DIESELBEN!

Meiner Erfahrung nach liegen die meisten Probleme, auf die man im Home Office treffen kann, weniger darin, dass das Arbeiten zu Hause andere Grundregeln hätte als das Arbeiten im Büro.

Auch die technische Ausstattung ist weit seltener entscheidend, als dies vielfach zu lesen ist.

Die Herausforderungen für Arbeitgeber wie Angestellte unterscheiden sich vielmehr in der Art der Hindernisse, die ich – egal ob als Arbeitgeber, als Angestellter oder Freiberufler – zu Hause im Gegensatz zum Büro überwinden muss, um diese Grundregeln umzusetzen. Schauen wir uns die wichtigsten Fragen konkret an.

Dabei setze ich voraus, dass in Ihrem Arbeitsverhältnis die Heimarbeit möglich, erlaubt und versicherungstechnisch abgedeckt ist. In Rechts- und Versicherungsfragen fehlt mir jedwede Kompetenz; da kann ich nur auf die Regelungen in Ihrem Arbeitsvertrag, ein offenes Gespräch mit Ihrem Arbeitgeber und – wenn nötig – den Gang zum spezialisierten Rechtsanwalt verweisen.

HOME OFFICE: DIE WICHTIGSTEN FRAGEN UND ANTWORTEN

Die Erfahrung zeigt, dass man gut daran tut, für die Arbeit im Home Office grundsätzlich die gleichen Grundregeln anzuwenden wie für die Arbeit im Büro.

Das heißt aber auch, dass es je nach beruflichen und privaten Umständen sehr individuelle Fragen gibt, die zu lösen sind.

Zu den häufigsten finden Sie nachstehend meine Antworten. Wenn Ihre Frage nicht dabei ist, nehmen Sie gern Kontakt auf und wir sprechen darüber!

3. SOLL ICH ZU HAUSE FESTE ARBEITS- UND PAUSENZEITEN EINHALTEN?

Wenn es Ihnen hilft, produktiv zu sein, dann: Ja, klar, warum nicht?

Wenn Sie hingegen das Gefühl haben, dass Sie die fixen Zeiten im Büro eher nerven und Ihre Produktivität stören, dann nehmen Sie die Gelegenheit Home Office war, um auszuprobieren, ob nicht ein anderer Rhythmus besser zu Ihnen passt.

Vergessen Sie nicht, dies, wenn nötig, offen Ihrem Arbeitgeber und Ihren Kollegen gegenüber zu kommunizieren, damit keine Missverständnisse entstehen und Sie nicht ohne es zu wollen, gegen Regeln verstoßen oder Erwartungen enttäuschen.

4. BRAUCHE ICH FÜR DIE HEIMARBEIT EIN SEPARATES ZIMMER ALS BÜRO?

Wenn Sie ein Zimmer zur Verfügung haben: Herzlichen Glückwunsch! Wenn nicht, kein Beinbruch; ein Tisch und ein Stuhl in nicht rückenfeindlichen Höhen nebst den nötigen Stromanschlüssen tut es üblicher Weise auch.

Halbwegs ungestört sollte dieser Heimarbeitsplatz allerdings sein. Ein gewisses Maß an Rücksicht ihrer Umgebung auf Ihre Arbeit können und müssen Sie zu Hause genauso einfordern wie im Büro!

Kopfhörer oder Ohrenstöpsel können helfen, aber nur bis zu einem gewissen Grad an Umgebungslärm.

5. WAS IST, WENN ICH NEBEN DER ARBEIT AUF MEINE KINDER AUFPASSEN MUSS?

Für viele von uns die größte Herausforderung! Home Office als quasi Teilzeit-Elternzeit. Sie wollen (und müssen) zwei Seiten gerecht werden, die nicht unbedingt immer kompatibel sind: Ihren Kindern und Ihrer Arbeit. Das kann emotional wie ganz praktisch durchaus zur Zerreißprobe werden.

Dagegen hilft meiner Erfahrung nach nur eine Kombination von Struktur und Gelassenheit.

Wenn Ihre Kinder noch zu jung sind, um sich mal einige Stunden selbst zu beschäftigen, müssen Sie vermutlich, egal ob als Paar oder allein, einen guten Teil Ihrer Arbeit um die Wachzeiten Ihrer Kinder herumorganisieren.

Gute Kontakte zu Freunden und Verwandten oder Bekannten in ähnlicher Situation, mit denen man sich bei der Kinderbetreuung auch mal abwechseln kann, sind da genauso wertvoll wie der Invest in einen guten Babysitter. Das sollten Sie so genau planen, wie es geht, und gleichzeitig die Erwartungen an das „Mitspielen“ der Kinder nicht zu hoch schrauben, sonst lauert die Frustration allzu oft.

Wenn Ihre Kinder älter sind, wird das einfacher. Schule und Kita decken viel Zeit ab, die für Sie dann natürlich Schwerpunkt-Arbeitszeit sein sollte. Wenn das Betreuungssystem wegen Krankheit, Ferien, Einrichtungs-Schließungen o.ä. versagt, ist neben Planung vor allem Klarheit gefragt:

Planen Sie, mit Ihrem Partner oder allein, am Wochenende die anstehende Woche mit Zeiten für Kinder und Zeiten für Arbeit so genau und regelmäßig, wie Sie können. Tun Sie sich, wenn möglich, mit anderen Eltern zusammen, die in einer ähnlichen Situation sind und planen Sie gemeinsam, soweit eben nötig.

Planung und Klarheit

Planung schafft auch den Kindern gegenüber Klarheit und die ist wichtig. Meiner Erfahrung nach ist für Kinder (wie für Erwachsene) nichts frustrierender, als wenn Erwartungen enttäuscht werden, was immer dann besonders häufig passiert, wenn nicht klar geplant und kommuniziert wurde.

Wenn die Kinder hingegen wissen, wann Mama/Papa bei der Arbeit sind und wann Zeit für die Familie ist und sich darauf verlassen können, ist das Leben für alle Beteiligten einfacher. Das gemeinsame Frühstück ist ein guter Zeitpunkt für die Tagesplanung.

Ach ja: Was Sie vorher mit sich selbst klären sollten, ist ihre Haltung zu dem, was die Kinder in der Zeit tun dürfen, in der sie sich selbst beschäftigen sollen.

Die Dauer der erlaubten iPad-Nutzung „situativ“ (= zwischen Tür und Angel) zu diskutieren, wenn Sie gerade in einem wichtigen Telefonat stecken, kann ich nicht empfehlen 😉

YYY

Andreas Kellner

XXX

Lorem

SELBSTORGANISATION VERTIEFEN

Wie Ihnen Home Office gelingt und wie Sie sich nachhaltig effektiv selbst organisieren, ist ein Schwerpunkt in unseren  Seminaren und Online-Kursen. Wenn Sie also mit dem Thema ernst machen wollen, lade ich Sie ein, sich unsere Angebote näher anzusehen: 

Wenn Sie Fragen zum Thema „Home Office“ oder allgemein im Bereich Selbstorganisation/Zeitmanagement haben oder gern meine  Ansicht zu Ihrer konkreten Situation hätten, schreiben Sie mir an info@agilement.de​. Wenn ich kann, helfe ich gern weiter!

Pragmatisch, realistisch und offenkundig realitätserprobt, mit vielen guten Tipps, die man gleich umsetzen kann

Dr. Katja Löhr,
Senior Referentin Programme
Deutsche Bahn Akademie

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